W obszernym wywiadzie dla portalu Bochnianin.pl Tomasz Urynowicz, naczelnik nowo powstałego Wydziału Kancelarii Burmistrza w Urzędzie Miasta Bochnia, mierzy się m.in. z pytaniami dotyczącymi budzących kontrowersje decyzji personalnych w magistracie. Tłumaczy też czym będzie zajmował się wydział, któremu szefuje oraz jakie zmiany będą wdrażane w urzędzie.
Mirosław Cisak, Bochnianin.pl: – Kancelaria Burmistrza to w bocheńskim magistracie nowość. Proszę wyjaśnić czym zajmuje się ta komórka organizacyjna?
Tomasz Urynowicz, naczelnik Wydziału Kancelaria Burmistrza w Urzędzie Miasta Bochnia: – Kancelaria Burmistrza dopiero się tworzy, bo funkcjonuje zaledwie od 3 czerwca. Jej zadaniem jest koordynacja działań urzędu oraz sugerowanie rozwiązań poprawiających sprawczość i efektywność zarządzania. Nowa władza w Bochni, działająca od 7 maja, wprowadza zmiany mające na celu stworzenie nowoczesnego urzędu. Dotyczy to przede wszystkim cyfryzacji, komunikacji z mieszkańcami oraz organizacji pracy urzędu, aby terminowo i sprawnie rozwiązywać problemy mieszkańców. Po kilkunastu latach pracy urzędu pod przewodnictwem poprzedniego burmistrza Stefana Kolawińskiego, sporo jest do zmiany, aby nie popełniać błędów poprzedników.
Czym pan się zajmuje w bocheńskim magistracie?
– Postawiono przede mną zadanie stworzenia kancelarii, a w przyszłości również nowej struktury organizacyjnej i wdrożenia nowego systemu zarządzania urzędem. Aby to się stało trzeba poznać urząd, bo urząd to nie tylko procedury, ale też – co jest znacznie większym wyzwaniem – ich wdrażanie, a tu potrzebna jest znajomość urzędników, ich kompetencji, sposobu pracy, jakości tej pracy, kultury organizacyjnej oraz tego w jaki sposób realizowana jest misja urzędu.
Czy te zadania będzie pan wykonywał sam, czy w Wydziale Kancelarii Burmistrza są lub będą zatrudnione inne osoby?
– Docelowo będzie to normalna komórka pracująca w strukturach urzędu. Obecnie zbieramy jak najwięcej informacji dotyczących funkcjonowania urzędu, aby wyciągnąć i przedstawić najlepsze wnioski. Kancelaria ma być punktem koordynacji działań urzędu. Na razie jesteśmy we dwoje z zamiarem stworzenia sprawnego i jak najlepszego zespołu.
Czyli w tym momencie w Kancelarii Burmistrza są – razem z panem – dwie osoby?
– Obecnie mamy trzy etaty, jednak jeden z nich jest nieobsadzony. Przygotowujemy się do zmian organizacyjnych w urzędzie, więc albo będziemy się rozrastać, albo przejmować dotychczasowe działania. Będziemy nadzorować pracę informatyków i zajmować się sprawami organizacyjnymi i koordynacją pracy w urzędzie. Jesteśmy na etapie tworzenia tej struktury, co jest naturalnym procesem przy wprowadzaniu nowych rozwiązań. Ktoś musi zrobić pierwszy krok, aby inicjatywa mogła się rozwijać.
Kim pan jest formalnie: kanclerzem (Słownik języka polskiego PWN dopuszcza takie określenie dla urzędnika kierującego pracą kancelarii), kancelistą, czy po prostu naczelnikiem wydziału?
– Stanowisko kancelisty to stanowisko pomocnicze, więc nie urzędnicze. A w słowie kanclerz jest za dużo przesady. Jestem urzędnikiem samorządowym. Tutaj w bocheńskim urzędzie jest nomenklatura naczelników wydziałów, więc jestem naczelnikiem wydziału.
Sporo osób negatywnie komentuje powołanie tej nowej komórki organizacyjnej. Pytają, po co kancelaria, skoro jest już sekretarz. Jaka jest różnica między sekretarzem a kancelarią?
– Sekretarz ma obowiązki wynikające z ustawy o samorządzie gminnym. Natomiast kancelaria zajmuje się bieżącym wsparciem burmistrzów i koordynacją działań. To są dwie zupełnie różne rzeczy. Granice między nimi wyznacza ustawa o samorządzie gminnym, na podstawie której działa sekretarz.
A propos sekretarza, burmistrz Magdalena Łacna zapowiadała ogłoszenie konkursu na to stanowisko. Czy to aktualny temat?
– Pan jest w tej sprawie lepiej poinformowany niż ja. Nie badam tego tematu. Sekretarzem miasta jest aktualnie pani Edyta Groblicka-Kuc.
Z czyjej inicjatywy powstała Kancelaria Burmistrza? Czy to pani burmistrz zwróciła się do pana? Z tego, co wiem, został pan zatrudniony na podstawie porozumienia między samorządami.
– Tak, inicjatywa wyszła od pani burmistrz. Jestem tutaj na podstawie porozumienia między marszałkiem województwa a panią burmistrz. Aby takie porozumienie mogło zostać zawarte, musiałem wyrazić zgodę i zgodziłem się na to.
Utworzenie nowego wydziału oraz zatrudnienie pana w bocheńskim magistracie spotkało się z dużą krytyką. Wielu mieszkańców uważa, że te pierwsze personalne decyzje pani burmistrz są co najmniej kontrowersyjne. Myślę, że możemy mówić o kryzysie wizerunkowym. Ma pan pomysł na to w jaki sposób poprawić PR urzędu?
– Nie jestem PR-owcem, chce pokazać rzeczywistość taką jak ona jest. Nie jestem w żaden sposób powiązany partyjnie czy towarzysko, a jedyną przesłanką do zatrudnienia mnie były moje kompetencje i doświadczenie. Chciałbym, żeby każdy burmistrz, starosta czy wójt w naszym kraju w ten sam sposób podejmował decyzje. Każda zmiana wzbudza zainteresowanie, kontrowersje, ciekawość, czasem niedowierzanie. Jeśli naszym celem jest poprawa jakości pracy urzędu, efektywność, wreszcie sprawczość to dostrzeżemy potrzebę budowania nowego zespołu przez nowego burmistrza i to ostatecznie efekty tych działań pokażą ich wartość. Wiadomo, że wzbudza to kontrowersje, dodatkowo jestem dość znany w regionie, tym bardziej musi to budzić pytania i wzbudzać ciekawość, ale na miły Bóg jest to normalna rzecz. Burmistrz nie jest superbohaterem z filmów Marvela, tylko szefem urzędu, działa za pośrednictwem urzędu i od sprawności urzędu zależy sprawność burmistrza. W związku z tym, aby docelowo móc mówić o sprawnym burmistrzu, to on musi w pierwszej kolejności poprawić efektywność i sprawność urzędu. Nie zapominajmy o tym, że na początku jest zawsze diagnoza – w tym przypadku, każdy z mieszkańców Bochni z łatwością wymieni swoje negatywne doświadczenia związane z pracą urzędników – jeśli chcemy to naprawiać, to właśnie tym dzisiaj zajmuje się pani burmistrz. A konkretnie zaczyna to naprawiać, zaczynając od budowy sprawnego zespołu współpracowników.
Jest pan osobą z dużym doświadczeniem samorządowym, ale też ciekawą przeszłością polityczną. Dla mieszkańców Bochni jest pan jednocześnie osobą całkowicie z zewnątrz. Czy to ułatwia panu ocenę tego jak funkcjonuje tutejszy Urząd Miasta? Z zewnątrz lepiej ocenić sytuację?
– To jest atut. Z zewnątrz łatwiej dostrzec problemy i potrzeby zmian. Bycie w środku często sprawia, że nie zauważa się problemów, a nawet można się do tych problemów, niemożności czy zwykłych usterek przyzwyczaić, prawda? Osoby z zewnątrz mogą mieć większe doświadczenia i lepiej identyfikować punkty zapalne. Wprowadzenie zmian spotka się z oporem, bo niektórzy interesariusze są przyzwyczajeni do obecnego stylu pracy lub po prostu boją się zmian. To rodzi negatywne komentarze. Dodam jeszcze, że Bochnia nie jest inną planetą, mieszkam 40 minut jazdy autem stąd, czasem po Krakowie podróżuje się dłużej. Nie jest to koniec świata, ani tym bardziej jego pępek.
Jakie są pana pierwsze obserwacje, uwagi?
– Uwagi staram się przekazywać pani burmistrz na bieżąco, więc proszę o zrozumienie. One dotyczą nie tylko struktury, ale i pracy i zaangażowania urzędników. Publiczna ocena pracowników byłaby niewłaściwa. Stworzenie procedur to jedno, ale ich wdrożenie, dostosowanie do charakterystyki pracy i kompetencji pracowników to znacznie większe wyzwanie. Stworzenie schematu organizacyjnego to kwestia minut, ale wdrożenie tego sprawnie może zająć długo.
Poza utworzeniem Wydziału Kancelarii Burmistrza w urzędzie dokonano już pewnej zmiany. Na dwa osobne wydziały podzielono Wydział Ogólny i Spraw Obywatelskich. Czyj to był pomysł?
– Jestem przekonany, że decyzje pani burmistrz obronią się same. Podział tego wydziału na dwa osobne nasuwał się sam. Wydział ogólny i sprawy obywatelskie to zupełnie różne wyzwania. Połączenie tych dwóch działów nie poprawiało sprawności urzędu. To była najbardziej oczywista i potrzebna zmiana. Proszę pamiętać, że jesteśmy kilka miesięcy po zaprzysiężeniu nowego burmistrza, a urzędy nie zmieniają się z dnia na dzień. Za decyzjami stoją procedury, prawo i wiele kodeksów, co wpływa na tempo i ograniczenia.
Pytając wprost: to był pana pomysł?
– Mówiąc wprost, to był pomysł przedyskutowany z panią burmistrz i przez nią przedstawiony. Od strony merytorycznej korekta w tych działaniach była potrzebna.
Na czele nowych wydziałów stanęła Ilona Mocię i Maria Michałowska. Owszem są to urzędniczki z wieloletnim doświadczeniem, ale przez to, że jedna pani jest żoną radnego z KO, a druga córką radnej z KO to PR-owo jest to według mnie strzał w kolano. Kto to wymyślił?
– Sam pan wspomniał, że nie jestem z Bochni, więc patrzę na to z zewnątrz. Nie znam powiązań towarzyskich, rodzinnych ani politycznych w Bochni i nie chce znać. Te kwestie mnie nie interesują. Decyzje kadrowe w urzędzie podejmuje pani burmistrz. Nie jest moim zadaniem także składanie wniosków personalnych. Mnie interesuje tylko doświadczenie urzędnicze, przygotowanie do pracy a później efekty.
W Radzie Miasta Bochnia jest 21 radnych, wystarczyło przejrzeć skład, porównać nazwiska i potem ewentualnie dopytać.
– Decyzje kadrowe w urzędzie podejmuje burmistrz.
Jasne, zdaję sobie z tego sprawę, że naczelników mianuje burmistrz miasta. To jest oczywiste. Natomiast może to robić z czyjejś inspiracji.
– Pani burmistrz jest osobą odważną, niezależną, samodzielnie podejmuje decyzje i wie czego chce. Decyzje pani burmistrz obronią się same.
Jeszcze raz zapytam: pomysł był pana?
– A ja jeszcze raz podkreślę, że nie znam ludzi w Bochni, więc nie mogę ocenić, kto jest z kim powiązany. Nie stoję za kadrowymi mianowaniami jakichkolwiek osób w urzędzie. Za to chcę stać za poprawą zaangażowania w pracę nad nowoczesnym urzędem i skuteczną realizacją działań.
Ale zdaje pan sobie sprawę z tego, że wizerunkowo wygląda to słabo?
– Jak już mówiłem, nie zajmuję się PR-em, więc nie umiem ocenić tego pod kątem wizerunkowym. Nie jestem ekspertem w tych sprawach. Za to chciałbym, by mieszkańcy znali prawdę o pracy urzędu, a nie PR-owskie sztuczki.
Zdecydowana większość internetowych komentarzy bardzo krytycznie odnosi się do tych zmian personalnych. Jak pan to skomentuje?
– Myślę, że to krytyka bardziej przeciwników politycznych niż mieszkańców. Nie czytam komentarzy na forach ani stronach internetowych. Anonimowe opinie nie są najlepszym źródłem informacji. Uważam, że najważniejsze są kompetencje i doświadczenie osób. Zrobimy wszystko, żeby mieszkańcy byli zadowoleni z takiego obrotu spraw.
Nie oczekuję, aby tłumaczył się pan z decyzji swojej szefowej, ale proszę pana, czyli osobę z dużym doświadczeniem samorządowym, o komentarz.
– Jestem zawodowym urzędnikiem, pracowałem w wielu instytucjach i nigdy nie komentuję decyzji swoich szefów. To nie jest moje zadanie. Rozmawiamy oficjalnie za zgodą pani burmistrz. Moje zadanie to wspierać działania organizacyjne w urzędzie, a nie oceniać decyzje personalne.
Czy nie wydaje się panu, że lepiej byłoby, aby na stanowiskach naczelników tych wydziałów były inne osoby lub ewentualnie radni zrezygnowali z mandatów?
– Jak już wspomniałem, dla mnie najważniejsze są efektywność, skuteczność i jakość pracy. Pracuję tu od niedawna i nie miałem jeszcze okazji dokładnie poznać wszystkich współpracowników. Ich życie rodzinne i osobiste relacje mnie nie interesują. Mogę jedynie przyglądać się jakości ich pracy i rekomendować szefowi, czyli pani burmistrz, różne rozwiązania.
Niektórzy koalicyjni radni również nie są zadowoleni z tych pierwszych personalnych decyzji. [rozmowa została przeprowadzona w środę rano – jeszcze przed serią oświadczeń w tej sprawie]
– Interesuję się polityką, ale nie znam szczegółów lokalnych uwarunkowań. Nie uczestniczę w rozmowach między koalicjantami, więc trudno mi się wypowiedzieć na ten temat. Nie znam jeszcze większości radnych. Pojawiłem się na sesji przed wakacjami, teraz są wakacje, więc nawet nie ma okazji z nimi rozmawiać. We wrześniu będzie więcej okazji do zapoznania się.
Burmistrz zapowiedziała przebudowę Wydziału Promocji i Rozwoju Miasta. Na czym ta przebudowa będzie polegać?
– Mogę powiedzieć, że istnieje taka intencja, ale zanim przeprowadzi się jakąkolwiek przebudowę, trzeba dokonać analizy obecnego stanu. Nie chcę używać słowa „audyt”, ponieważ jest ono nadużywane. Przyglądamy się pracy poszczególnych komórek. Czym innym jest nadużywane przez pana słowo PR, czyli relacje publiczne urzędu, zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne, kontakt z mediami oraz mieszkańcami, a także sposób przekazywania informacji wewnątrz urzędu i budowanie misji urzędu, to rzeczy, które powinny być prowadzone oddzielnie. Jest to zupełnie inne niż promocja gminy, promocja turystyczna, gospodarcza czy wizerunkowa miasta. To są dwie zupełnie inne rzeczy. Jakiekolwiek działania muszą brać pod uwagę wzmocnienie jednego i drugiego elementu, nawet jeśli finałem nie będzie przebudowa wydziału. Raczej na pewno będą podejmowane działania, które mają wzmocnić i odseparować te dwa kanały – jeden dla relacji publicznych, drugi dla promocji turystycznej czy wizerunkowej miasta.
Jakie zmiany już zostały wprowadzone w ramach tej przebudowy?
– Obecnie toczy się intensywna obserwacja i wiele działań o charakterze zarządczym oraz kontrolnym. Kontroling w urzędzie nabrał pewnego rozmachu. Przygotowujemy się do pracy w nowym sezonie, poznając sposób funkcjonowania urzędu, jego jakości oraz „usterek”, które miały wpływ na różne rozstrzygnięcia, w tym sądowe. Teraz trwają prace kontrolne, działa audytor wewnętrzny oraz kontrolerzy, którzy dostali swoje zadania. Będziemy wyciągać wnioski z obecnej sytuacji. Moje doświadczenie i rozmowy z różnymi osobami w urzędzie pozwalają mi ocenić, że jesteśmy na dobrej drodze do usprawnienia pracy i wzmocnienia sprawczości, bo sprawność urzędu jest kluczowa dla skuteczności burmistrza.
Jeśli dobrze policzyłem to w Urzędzie Miasta Bochnia jest ponad 20 komórek organizacyjnych (wydziałów, referatów, pojedynczych stanowisk itp.). Mówiliśmy o kilku zmianach, a czy będą jeszcze inne?
– Nie wykluczam tego. Z mocy ustawy wiele stanowisk musi pozostać odrębnych, ponieważ podlegają bezpośrednio burmistrzowi. W innych przypadkach pytanie dotyczy jakości pracy i wpływu braku bezpośredniego nadzoru burmistrza na terminowość i efektywność. Czasami warto rozważyć konsolidację niektórych stanowisk w ramach ogólnego wydziału lub kancelarii burmistrza. Rozumiem pana ciekawość, jednak za każdym stanowiskiem stoją ludzie i ich kompetencje, więc decyzje nie mogą być oparte wyłącznie na organizacyjnych aspektach. Ostateczne decyzje i efekty pracy przedstawi pani burmistrz, nie ja.
Jak ocenia pan liczbę etatów w Urzędzie Miasta Bochnia? Czy jest ich za dużo, czy za mało?
– To wymaga dokładnej analizy, czy poszczególne stanowiska są równomiernie obciążone. Trzeba ocenić, czy niektóre stanowiska mają zbyt wiele zadań lub inne zbyt mało. Jesteśmy jeszcze przed pełną analizą kadr. Ważne jest, aby maksymalnie wykorzystać istniejące zasoby i ich potencjał. Niektóre stanowiska wymagają dogłębnego zrozumienia miasta i jego problemów. Inwestowanie w rozwój i szkolenie pracowników jest kluczowe. Pytanie o to, czy będzie więcej, czy mniej urzędników, to tylko jeden z elementów układanki.
Czy wyznaczyliście sobie jakiś termin na wprowadzenie tych zmian?
– Intensywnie pracujemy, aby jesień była czasem podsumowania i wyciągnięcia wniosków. Decyzje będą podejmowane przez panią burmistrz w oparciu o różne czynniki.
Przed rozmową z panem zajrzałem do Biuletynu Informacji Publicznej i nie było informacji o powołaniu kancelarii, nazw nowych wydziałów też brak, prawie nie ma zarządzeń burmistrza lub wrzucane są z dużym opóźnieniem (zarządzenie z 3.06 wrzucone 26.06), dlaczego tak to wygląda?
– Dlatego tutaj jestem. Ma pan doskonały przykład z czym się mierzymy. Gdybym kiedyś mógł powiedzieć panu więcej niż pan pyta, a nie mogę, to podałbym więcej przykładów urzędowej niemocy, z którą mamy do czynienia w wielu obszarach. Po to tutaj jestem i dlatego pani burmistrz jest mocno zdeterminowana, aby wprowadzać zmiany i unikać wyciągania takich banalnych rzeczy jako poważne błędy. To po prostu kwestia pilnowania, aby odpowiedzialny urzędnik zamieszczał te dane na czas. Niestety, nie jest to jedyny przykład problemów, z jakimi się borykamy.
Jakie są inne z tych problemów?
– Warto zajrzeć do pokoi urzędników, by zobaczyć w jakich standardach pracują, a ma to wpływ na jakość pracy urzędu. Po wielu latach pracy poprzedniego burmistrza urząd nauczył się pewnych praktyk i działań „pod burmistrza”, a nie „pod procedurę” a teraz stworzenie sprawnego organizmu w wielu kwestiach, to poważne wyzwanie.
Jeśli chodzi o BIP, to czy zostanie to usprawnione i informacje będą pojawiały się na bieżąco?
– Staramy się poprawiać politykę informacyjną, bo BIP to informacje urzędowe i administracyjne, ale nie jedyne źródło informacji o życiu miasta. Od piątku 12 lipca media dostają informacje o tym co działo się w danym tygodniu. W poniedziałki możecie zbierać informacje o bieżących wydarzeniach. Chcemy, aby polityka informacyjna była lepsza. Rozmawialiśmy o public relations. Myślę, że na wizerunek urzędu wpływa znacznie więcej spraw, np. standard obsługi mieszkańców i z tym również trzeba się zmierzyć.
Jakie są największe wyzwania związane z poprawą obsługi mieszkańców?
– W urzędzie brakuje miejsc do przeprowadzania rozmów z mieszkańcami, w sprawach dyskrecjonalnych, osobistych, które wymagają odpowiedniej obsługi, związanej także z danymi osobowymi. Problemy architektoniczne to jedno, ale trzeba tak zorganizować przestrzeń, aby umożliwić lepszą obsługę. To wymaga inwestycji i nakładów finansowych. Warunki pracy w urzędzie mają ogromny wpływ na jakość obsługi mieszkańców. Warunki pracy urzędników są dalekie od ideału. Brakuje nowoczesnych narzędzi informatycznych, które ułatwiłyby obieg dokumentów. W nowoczesnym urzędzie wiele spraw można załatwić zdalnie, minimalizując obieg papierowy. W Bochni jeszcze tego nie ma.
I to również jest według pana do zmiany?
– To poważne wyzwanie. Zastępca burmistrza Wojciech Woźniczka mówił o idei smart city, jest wiele elementów do wdrożenia, które muszą zaistnieć, aby mówić o nowoczesnym, tzw. inteligentnym mieście. Dużo rzeczy jest do zmiany, w tym zmiany organizacyjne. Natomiast nie ma co się tym martwić i emocjonować, że przychodzą nowi ludzie z zewnątrz – tutaj także mówię o sobie – że pojawiają się nowe zwyczaje, nowy styl pracy, że generalnie przychodzi „nowe”. Zmiany organizacyjne w urzędach są co do zasady potrzebne, ale także odwracalne. Jeżeli się nie sprawdzą, można pójść inną drogą, inną metodą i w inny sposób. Cały czas szuka się jak najlepszych rozwiązań, cały czas się uczymy zmian, sprawdzamy reakcje na zmiany, wyciągamy wnioski. Najważniejsze jest, żeby urząd poprawiał sprawczość, działał efektywnie i terminowo. A od tego jest burmistrz jako główny kierownik urzędu, by wyciągał wnioski, ale przede wszystkim miał możliwości i narzędzia, ale także zespół ludzi, którzy pomagają w skutecznym zarządzaniu urzędem.
